Web sitesi projelerinde sorunların çoğu kötü niyetten değil, belirsizlikten çıkar. Ajans bir konunun teklife dahil olmadığını düşünür, işletme sahibi ise dahil olduğunu varsayar. Proje sürerken bu farklar küçük görünür, ama firma değiştirmek ya da siteyi büyütmek istediğinizde büyük bir soruna dönüşebilir. Sözleşme, bu belirsizlikleri baştan gidermenin en kolay yoludur. Aşağıdaki başlıkları imzalamadan önce sözleşmede ya da sözleşmenin eki olan teklifte görmeniz gerekir. Sözleşmeyi genellikle ajans hazırlar, ama neye bakmanız gerektiğini bilmeniz eksik bir maddeyi fark etmenizi sağlar. İyi niyetli bir ajans bu maddelerin yazılmasından rahatsız olmaz.
Alan adı kimin adına kayıtlı olacak?
Alan adı, sitenizin internetteki adresidir ve markanızın bir parçasıdır. Kayıt işlemini ajans yapsa bile kayıt sahibi olarak sizin ya da şirketinizin adı görünmelidir. Ajansın adına kayıtlı bir alan adı, iş birliği bittiğinde adresinizi geri almanızı zorlaştırabilir. Sözleşmede alan adının kimin adına kayıtlı olacağı, yenileme ücretini kimin ödeyeceği ve alan adı yönetim paneline erişimin size verilip verilmeyeceği yazılmalıdır. Aynı soruyu hosting (sitenin barındığı sunucu) hesabı ve kurumsal e-postanız için de sorun. Kurumsal e-postanız alan adınıza bağlı çalıştığı için alan adının kontrolünü kaybetmek e-postalarınızı da riske atar. Hosting hesabının sizin adınıza açılması mümkün değilse, en azından yönetici erişiminin ve düzenli yedeklerin size verilmesini isteyin. Yenileme tarihini kimin takip edeceği de açık olmalıdır, çünkü süresi dolan bir alan adı başkasının eline geçebilir.
Kaynak kod ve içerik kime ait olacak?
Sitenin tasarımı, yazılımı ve içerikleri birer emek ürünüdür. Türkiye'de bu tür eserler üzerindeki haklar Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu çerçevesinde değerlendirilir. Bu yüzden sözleşmede hangi hakların size devredildiği ya da size hangi kullanım izninin verildiği açıkça yazılmalıdır. Pratikte şu sorulara cevap arayın: Sitenin dosyalarını ve veritabanını istediğiniz zaman alabilecek misiniz? Siteyi başka bir firmaya taşıyıp geliştirtebilecek misiniz? Ajansın sizin için yazdığı metinler ve hazırladığı görseller kimin olacak? Hazır tema, eklenti ya da stok fotoğraf kullanılıyorsa lisansları kimin adına alınıyor ve yenilemeyi kim yapıyor? Hazır bileşenlerin kodu üreticisine ait olabilir; bu durumda önemli olan, kullanım hakkının kesintisiz devam etmesidir. Site sıfırdan size özel geliştirildiyse kaynak kodun size teslim edilip edilmeyeceği ve hangi biçimde teslim edileceği de yazılmalıdır. Ajansın sitenizi kendi referansları arasında gösterip gösteremeyeceği de bu bölümde konuşulabilir.
Teslim ve revizyon nasıl tanımlanmalı?
- Kapsam: Kaç sayfa yapılacağı ve iletişim formu, randevu sistemi, online ödeme ya da çok dil desteği gibi hangi özelliklerin dahil olduğu. Kapsam ne kadar ayrıntılı yazılırsa, proje ortasında "bu dahil miydi?" tartışması o kadar azalır.
- İçerik sorumluluğu: Metinleri, fotoğrafları ve varsa çevirileri kimin hazırlayacağı.
- Revizyon: Tasarım ve geliştirme aşamasında kaç düzeltme turunun dahil olduğu ve fazlasının nasıl ele alınacağı. Düzeltme ile yeni iş arasındaki fark da tanımlanmalıdır: tasarımda bir rengi değiştirmek düzeltmedir, yeni bir bölüm eklemek ise yeni iştir.
- Teslimin tanımı: Sitenin hangi kontrollerden geçtikten sonra teslim edilmiş sayılacağı ve teslimde hangi erişim bilgilerinin verileceği. Teslimden sonra fark edilen hataların hangi süre içinde ücretsiz düzeltileceği de buraya eklenebilir.
- Takvim ve ödeme: Proje aşamaları, her aşamanın beklenen süresi ve ödemelerin hangi aşamalara bağlı olduğu. Sizin geç teslim ettiğiniz içeriklerin takvimi nasıl etkileyeceği de yazılırsa iki taraf da haksızlığa uğramaz.
- Ek talepler: Kapsam dışında kalan işlerin nasıl teklif edileceği ve takvime nasıl ekleneceği.
- Eğitim: Yönetim panelinin kullanımı için size eğitim verilip verilmeyeceği ve eğitimin kısa bir kullanım kılavuzuyla desteklenip desteklenmeyeceği.
Bakım ve ayrılık maddeleri neden önemli?
Yayından sonraki dönem, sözleşmelerde en çok atlanan kısımdır. Bakımın neleri kapsadığı (güncellemeler, yedekleme, güvenlik takibi, küçük içerik değişiklikleri) ve bir sorun olduğunda nasıl, ne kadar sürede dönüş yapılacağı yazılı olmalıdır. Bakım ayrı bir hizmet olarak sunuluyorsa, bu hizmet sona erdiğinde sitenizin yayında kalıp kalmayacağı da açık olmalıdır. Yedeklerin ne sıklıkla alındığı ve nerede saklandığı da bakım maddesinde yer almalıdır. Sitenizdeki formlar kişisel veri topluyorsa bu verilerin nerede saklandığı ve kimlerin erişebildiği de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) açısından önem taşır. Son olarak iş birliği sona erdiğinde tüm dosyaların, yedeklerin ve erişim bilgilerinin size nasıl teslim edileceğini yazdırın. Bu madde iki tarafı da rahatlatır, çünkü ayrılığın kuralı baştan bellidir. Sözleşmenin süresi, nasıl yenileneceği ve hangi durumda feshedilebileceği de aynı bölümde yer almalıdır.
İmzalamadan önce yapacağınız şey basit: bu yazıdaki başlıkları bir kâğıda yazın ve sözleşmede ya da teklifte her birinin karşılığını bulun. Karşılığını bulamadığınız maddeyi ajansa sorun ve yazılı olarak eklenmesini isteyin. Bu kontrol yarım saatinizi alır ama ileride yaşanabilecek uzun bir anlaşmazlığı önleyebilir. Sözleşmenin bir kopyasını alan adı ve hosting erişim bilgileriyle birlikte, işletmenizde kolay ulaşılabilir bir yerde saklayın. Adorb'la çalıştığınızda alan adı, site ve içerik tamamen sizin olur; erişim ve devir istediğiniz zaman sizdedir.