Bir e-ticaret sitesinin tasarımı birkaç haftada biter ama yasal hazırlık çoğu zaman son güne kalır. Sonuçta sözleşme metinleri başka bir siteden kopyalanır, iade sayfası eksik kalır, çerez bildirimi yalnız görüntü olarak durur. Oysa bu metinler müşteriyle aranızdaki kuralları belirler ve bir anlaşmazlıkta ilk bakılan yer olur. Aşağıda Türkiye'de kendi sitesinden satış yapacak bir işletmenin hazırlaması gerekenleri sırayla topladık.
Önce işletme ve vergi kaydı gerekir
İnternetten düzenli satış yapmak ticari bir faaliyettir ve vergi kaydı gerektirir. Tek başına başlayan işletmeler için şahıs şirketi çoğu zaman en hızlı yoldur; ortaklı bir yapı ya da büyük bir büyüme planı varsa limited veya anonim şirket düşünülür. Banka ve ödeme kuruluşları sanal POS başvurusunda vergi levhası ve şirket belgelerini ister. Bu yüzden şirket işlemlerinin ödeme altyapısından önce tamamlanması gerekir. Hâlihazırda bir şirketiniz varsa kendi siteniz için yeni bir şirket kurmanız gerekmez; ancak kayıtlı faaliyet alanınızın internetten satışı kapsayıp kapsamadığını mali müşavirinize kontrol ettirin. Evde ürettiği ürünleri internetten satan kişiler için belirli şartlarla esnaf muaflığı imkânı da bulunur. Bu yolun size uyup uymadığını vergi dairenize ya da mali müşavirinize sorun.
Satıştan önce müşteriye hangi belgeler verilir?
İnternetten yapılan satış, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği kapsamında mesafeli sözleşme sayılır. Yönetmelik, müşterinin sipariş vermeden önce bilgilendirilmesini ve bu bilgilendirmeyi onaylamasını ister. Tüketici, ürünü teslim aldığı günden itibaren on dört gün içinde gerekçe göstermeden sözleşmeden dönebilir; buna cayma hakkı denir. Kişiye özel üretilen ürünler, çabuk bozulan ürünler ya da ambalajı açıldıktan sonra hijyen açısından iadeye uygun olmayan ürünler gibi istisnalar yönetmelikte sayılmıştır. Bu yüzden ödeme adımında ve sitede şunlar bulunmalıdır:
- Ön bilgilendirme formu: satıcının bilgileri, ürünün temel özellikleri, vergiler dahil toplam fiyat, teslimat ücreti ve süresi, ödeme bilgisi ile cayma hakkının nasıl kullanılacağı. Bu form ödeme sayfasının bir köşesinde küçük bir bağlantı olarak kalmamalı, müşteri siparişi onaylamadan önce kolayca görebilmelidir.
- Mesafeli satış sözleşmesi: tarafların hak ve yükümlülüklerini yazan, her siparişte o siparişin bilgileriyle oluşan sözleşme.
- Onay adımı: müşteri bu iki metni okuduğunu onaylamadan sipariş tamamlanmamalı, sözleşme de sipariş sonrasında müşteriye e-postayla iletilmelidir.
- İade ve teslimat sayfası: iade adresi, iade için kullanılacak kargo firması, paranın nasıl geri ödeneceği ve cayma hakkının geçerli olmadığı ürünler anlaşılır bir dille yazılmalıdır.
KVKK, ETBİS ve e-fatura tarafında neler var?
- KVKK aydınlatma metni: sipariş için ad, adres ve telefon topladığınız an 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu olursunuz. Hangi veriyi neden topladığınızı, kimlerle paylaştığınızı (kargo firması, ödeme kuruluşu gibi) ve müşterinin haklarını anlatan bir metin bulunmalıdır. Aydınlatma metni ile açık rıza metni ayrı belgelerdir: siparişi teslim etmek için gereken bilgiler için açık rıza aranmaz, pazarlama gibi bazı amaçlar ise ayrıca onay gerektirebilir. VERBİS kaydının sizin için zorunlu olup olmadığı ise işletmenin büyüklüğüne ve faaliyetine göre değişir.
- Çerez bildirimi: reklam ve ölçüm amaçlı çerezler için ziyaretçiden onay alınması beklenir. Bildirim yalnız görüntü olarak kalmamalı, onay verilmeden bu kodlar çalışmamalıdır.
- Ticari ileti onayı: tüketicilere kampanya e-postası ya da SMS göndermek için 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun gereği önceden onay almanız gerekir. Bu onaylar İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilir.
- ETBİS kaydı: kendi sitesinden satış yapan işletmelerin Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi'ne (ETBİS) kayıt olması gerekir. Kayıt e-Devlet üzerinden yapılır ve bilgileriniz değiştiğinde güncel tutulmalıdır.
- e-Fatura ve e-Arşiv: internetten satış yapan bir işletmenin hangi elektronik fatura sistemine ne zaman geçeceği ciro ve faaliyet türüne bağlı eşiklerle belirlenir. Elektronik faturaya geçmiş bir işletme, alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse (çoğu son tüketici gibi) e-Arşiv fatura düzenler.
- Kimlik ve iletişim bilgileri: işletmenin adı ya da ticaret unvanı, MERSİS numarası (yoksa vergi kimlik numarası), açık adresi, telefonu ve e-posta adresi sitede kolayca bulunmalıdır.
Yayına almadan önce bunları kontrol edin
Siteyi açmadan önce gerçek bir test siparişi verin ve süreci müşteri gözüyle izleyin. Ön bilgilendirme formu ve sözleşme ödeme adımında görünmeli, onay kutusu işaretlenmeden sipariş tamamlanmamalıdır. Sipariş sonrasında sözleşmenin müşterinin e-postasına gittiğini, iade sayfasına ve iletişim bilgilerine her sayfadan ulaşılabildiğini kontrol edin. Çerez bildiriminde reddet seçildiğinde reklam kodlarının gerçekten durduğunu, faturanın da sipariş bilgileri elle yeniden yazılmadan oluştuğunu görün. Mevzuat ve iş düzeniniz zamanla değişeceği için metinleri düzenli aralıklarla gözden geçirmeyi de takviminize ekleyin. Adorb size özel e-ticaret sitesi kurarken ödeme, kargo ve e-fatura bağlantılarını işinize göre kurar ve yayından önce testleri tamamlar. Metinlerin hukuki içeriği ise sizin ve danışmanınızın kararıdır.