Ürün sayısı arttıkça e-ticaretin en çok vakit alan işi ürün ve stok takibi olur. Bir ürünün fiyatı sitede başka, pazar yerinde başka yazar; mağazada satılan son ürün internette de satılır ve siparişi iptal etmek zorunda kalırsınız. Bu sorunların çoğu aynı kaynaktan çıkar: ürün bilgisinin ve stok adedinin birden fazla yerde elle tutulması. Aşağıda bu düzeni nasıl kuracağınızı adım adım anlatıyoruz.
Toplu ürün yüklemek için önce düzenli bir tablo gerekir
Yüzlerce ürünü tek tek girmek hem zaman alır hem hata üretir. Bunun yerine ürünler bir tabloda hazırlanır ve siteye toplu yüklenir. Tablonun her satırında ürün kodu (stok kodu), ürün adı, kategori, açıklama, fiyat, KDV oranı, stok adedi, varsa barkod ve görsel dosya adları bulunur. En önemli alan ürün kodudur. Her ürüne ve her seçeneğe tek ve değişmeyen bir kod verirseniz sonraki fiyat ve stok güncellemelerini de aynı tabloyla yapabilirsiniz. Malzeme, ölçü ya da uyumlu model gibi özellikleri ayrı sütunlarda tutun; bu alanlar sitede filtre olarak kullanılır ve müşterinin aradığı ürünü daha hızlı bulmasını sağlar. Başka bir sistemden geçiyorsanız ürünler ve görseller oradan taşınabilir; taşımadan sonra bir grup ürünün fiyat ve stokunu elle kontrol etmek gerekir.
Beden ve renk gibi seçenekler ayrı stokla izlenir
Beden ve renk seçeneği olan bir tişört müşterinin gözünde tek üründür, depoda ise her beden ve renk birleşimi ayrı bir kalemdir. Bu seçeneklere varyant denir ve her varyantın kendi stok adedi, kodu, gerekirse kendi fiyatı ve görseli olur. Varyantlar doğru kurulmazsa "kırmızı, M beden" bittiği hâlde sitede satılmaya devam eder. İyi kurulmuş bir sistemde müşteri renk seçtiğinde o rengin fotoğrafı açılır ve tükenen beden seçilemez. Her renk için ayrı görsel hazırlamak, "yanlış renk geldi" şikâyetlerini de azaltır. Büyük bedenin daha pahalı olması gibi varyanta göre değişen fiyatlar da ürün düzeyinde değil, varyant düzeyinde tanımlanmalıdır. Varyant adlarını da tutarlı yazın: bir üründe "Kırmızı", diğerinde "kirmizi" yazılırsa hem site içindeki filtreler hem de satış raporlarınız bozulur.
Birden fazla kanalda satıyorsanız stok tek yerden yönetilmeli
Fiziksel mağazanız, web siteniz ve bir ya da birkaç pazar yeri aynı rafı paylaşıyorsa stok tek bir ana kaynaktan yönetilmelidir. Bu kaynak çoğunlukla e-ticaret sitesinin yönetim paneli ya da kullandığınız ERP (işletme kaynak planlama) veya muhasebe programıdır. Kanallardan birinde satış olduğunda stok ana kaynakta düşer ve diğer kanallara aktarılır; buna stok eşitleme denir. Mağazadaki kasa satışlarının da aynı sisteme işlenmesi gerekir, yoksa rafta biten ürün internette satılmaya devam eder. Kampanya ve indirim dönemlerinde satış hızlandığı için eşitlemeyi bu dönemlerde daha yakından izleyin. Dikkat edilecek iki nokta daha var. Eşitleme ne kadar seyrek yapılırsa aynı son ürünün iki kanalda birden satılma ihtimali o kadar artar. Stok da yalnız ana kaynakta değiştirilmelidir; pazar yeri panelinde elle düzeltilen adet bir sonraki eşitlemede ana kaynaktaki adetle değişir.
Stokta olmayan ürünü satmamanın yolları
- Güvenlik stoku: hızlı satan ürünlerde son birkaç adedi internete kapatmak, eşitleme gecikmesine ve sayım hatalarına karşı pay bırakır. Bu payı her ürün için aynı tutmak yerine ürünün satış hızına göre belirleyin.
- Otomatik tükendi işareti: stok sıfırlandığında ürün ya da varyant satışa kapanmalıdır. Ürün sayfasını silmek yerine açık tutmak, müşterinin "gelince haber ver" talebi bırakmasına imkân verir ve sayfanın arama motorundaki yerini korur.
- Ön sipariş ve tedarik süresi: siparişle üretilen ya da tedarikçiden gelen ürünlerde stok adedi yerine teslim süresi gösterilir; müşteri neyi ne zaman alacağını baştan bilir.
- Düzenli sayım: sistemdeki adetle raftaki adet zamanla ayrışır. Belirli aralıklarla sayım yapıp farkları ana kaynakta düzeltin.
Başlamadan önce şu soruların cevabını yazın: Kaç ürününüz ve kaç varyantınız var? Her ürünün tek bir kodu var mı? Stok bugün nerede tutuluyor; bir Excel tablosunda mı, muhasebe programında mı? Hangi kanallardan satış yapıyorsunuz ya da yapacaksınız? Bu cevaplar hangi sistemin ana kaynak olacağını belirler. Bir de sorumluyu belirleyin: stok ve fiyat güncellemesini kimin, ne sıklıkla yapacağı belli değilse en iyi kurulmuş sistem bile zamanla dağılır. Adorb'un size özel e-ticaret yazılımında ürün ve varyant yönetimi hazır gelir; pazar yeri ve ERP ya da muhasebe bağlantılarını da işinizin gerektirdiği şekilde kurarız.